AI-integratie voor KMO's: AI verbonden met je processen
AI-Studio koppelt AI aan de processen, systemen en mensen die je al hebt. Zodat je team uren per week terugwint en je kan groeien zonder extra administratie.
AI die leest en schrijft in je eigen systemen
AI-integratie betekent dat een taalmodel niet in een apart venster draait, maar deel wordt van een bestaand proces. Een aanvraag komt binnen, AI leest ze, zoekt de klant op in je CRM, vult aan wat ontbreekt en zet een taak klaar voor de juiste collega. Niemand kopieert of plakt.
Het verschil met een losse tool zit in drie dingen: de flow start vanuit een echt proces, AI heeft toegang tot de systemen waar het werk gebeurt, en vooraf staat vast wat AI zelf mag doen en wanneer een mens beslist.
Een integrator, geen softwareverkoper
We verkopen geen licenties en hebben geen standaardpakket. We brengen je proces in kaart, kiezen de technologie die past, bouwen de koppelingen en blijven na livegang betrokken.
ChatGPT maakt de mail sneller. Het proces blijft hetzelfde.
De meeste KMO's gebruiken vandaag al AI. Toch verandert er weinig aan de werkdruk, omdat het handwerk rond de tool blijft bestaan.
AI als losse tool
- Een medewerker moet context geven en het resultaat overnemen
- Gegevens gaan met de hand van mailbox naar CRM naar boekhouding
- Iedereen werkt op zijn eigen manier, zonder afspraken over data
- Niemand ziet wat er misliep of waar het beter kan
Geïntegreerde AI
- Het werk start automatisch zodra een aanvraag of document binnenkomt
- AI leest en schrijft rechtstreeks in Teamleader, Odoo of Microsoft 365
- Rechten, goedkeuringen en grenzen staan vooraf vast
- Elke stap is zichtbaar en wordt opgevolgd en bijgestuurd
Analyseren, integreren en laten landen
Elke opdracht doorloopt dezelfde drie pijlers. Soms in één project, soms verspreid over maanden.
Analyseren
We zoeken waar tijd weglekt. Samen met de mensen die het werk doen, lopen we processen stap voor stap door: waar wordt overgetypt, waar blijft iets liggen, welke systemen praten niet met elkaar.
- Procesoverzicht met knelpunten
- Kansen gerangschikt op impact en haalbaarheid
- Een concreet eerste project
Integreren
We bouwen de flow en verbinden ze met je bestaande tools. Dat kan een automatisatie op de achtergrond zijn, een koppeling tussen twee systemen of een digitale collega die telefoon en WhatsApp opneemt.
- Automatisaties en koppelingen
- Digitale collega's met vaste taken
- Testen op echte gevallen voor livegang
Laten landen
Een flow werkt pas als je team ermee werkt. We trainen de mensen die ermee te maken krijgen, schrijven richtlijnen en blijven opvolgen wat er misloopt of beter kan.
- Training via de AI-School
- Richtlijnen over data en gebruik
- Beheer, monitoring en maandelijkse bijsturing
Zo ziet AI-integratie eruit in de praktijk
Vier flows die we vaak bouwen. Ze dienen als voorbeeld: de juiste stappen hangen af van je systemen en afspraken.
Webformulier naar CRM
- Aanvraag komt binnen via je website
- AI leest de vraag en vult ontbrekende info aan
- Contact en deal in je CRM
- Verkoper krijgt een opvolgtaak met samenvatting
Gemiste oproep naar opvolging
- Klant belt buiten de kantooruren
- Digitale collega neemt op en noteert de vraag
- Beller wordt opgezocht via het telefoonnummer
- Taak voor de juiste collega, de volgende ochtend
Document naar rapport
- Factuur, bestelbon of attest komt binnen per mail
- AI leest de gegevens uit en controleert
- Afwijkingen worden gemarkeerd
- Gegevens staan in je systeem en in het weekrapport
Afspraak naar herinneringen
- Afspraak wordt ingepland in de agenda
- Klant krijgt een bevestiging
- Herinnering via sms of WhatsApp vooraf
- Wijziging of annulering komt terug in de agenda
Wat we zelf gebruiken. Binnen enkele minuten na een klantgesprek staat bij ons de samenvatting in mailbox en CRM, gaan opvolgmails klaar en worden besproken use cases toegevoegd aan een sectorkennisbank. Dezelfde bouwstenen zetten we in bij klanten.
Het model volgt de taak, niet omgekeerd
Er is geen enkel model dat voor elke taak het beste is. Het ene leest lange documenten nauwkeuriger, het andere is sneller of goedkoper bij grote volumes, een derde draait bij een Europese aanbieder. Omdat we geen licenties verkopen, kiezen we per taak.
Binnen één flow gebruiken we soms twee modellen. En als er later een beter alternatief komt, wisselen we zonder de hele flow te herbouwen.
| Criterium | Wat we bekijken |
|---|---|
| Taak | Tekst schrijven, documenten uitlezen, gesprekken voeren of zelfstandig taken uitvoeren |
| Data | Welke gegevens het model te zien krijgt en hoe gevoelig die zijn |
| Veiligheid | Hosting, verwerkersovereenkomst en of data gebruikt wordt om te trainen |
| Kost | Verbruik bij jouw volumes, nu en als het bedrijf groeit |
Je data blijft onder controle
AI koppelen aan je systemen betekent dat AI toegang krijgt tot bedrijfsgegevens. Daarom leggen we vooraf vast wat wel en niet kan.
Minimale toegang
AI krijgt enkel de gegevens en rechten die nodig zijn voor de taak. Een flow die leads aanmaakt, hoeft je boekhouding niet te zien.
EU waar mogelijk
We kiezen waar mogelijk voor EU-hosting en voor modellen die je data niet gebruiken om te trainen. Gegevens blijven zoveel mogelijk in je eigen systemen.
Mens beslist
Gevoelige beslissingen, zoals een offerte versturen of een klacht afhandelen, gaan langs een medewerker. Elke stap blijft terug te vinden.
Van proces tot koppeling
Processen
Leadopvolging, offertes, orderverwerking, documenten, klantcontact en rapportering, elk met een voorbeeldflow.
Bekijk de processenKoppelingen
Hoe we AI verbinden met Teamleader, Odoo, Exact Online, HubSpot en Microsoft 365.
Bekijk de koppelingenCases
Wat we bouwden voor Leisure Pools, Gervi en Promedisleep, en wat er in hun dagelijkse werk veranderde.
Bekijk de casesVragen over AI-integratie
Wat is het verschil tussen AI-integratie en automatisering?
Klassieke automatisering volgt vaste regels: als dit, dan dat. AI-integratie voegt een stap toe die ongestructureerde input begrijpt, zoals een mail in eigen woorden, een PDF of een telefoongesprek. De koppelingen met je systemen blijven even belangrijk.
Moeten we nieuwe software aankopen?
Meestal niet. We werken met je bestaande CRM, mailbox, agenda en boekhouding. Is er toch een extra bouwsteen nodig, dan bespreken we dat vooraf en kiezen we de eenvoudigste oplossing.
Hoe lang duurt een eerste integratie?
Een eerste afgebakende flow draait meestal binnen twee tot zes weken na de analyse. Het aantal koppelingen en de beschikbaarheid van je team bepalen de doorlooptijd.
Wat moeten wij zelf doen?
Iemand die het proces kent, maakt tijd vrij voor de analyse en de testen. Je geeft toegang tot de betrokken systemen en beslist over goedkeuringen. Het bouwen en koppelen doen wij.
Welk AI-model gebruiken jullie?
Dat hangt af van de taak. We werken onder meer met OpenAI, Claude, Grok Bot, Mistral en Gemini, en kiezen op basis van taak, data, veiligheid en kost.
Wat blijft menselijk?
Beslissingen met impact op klanten of geld, uitzonderingen en alles waar inschatting nodig is. AI bereidt voor, vat samen en signaleert. Wat AI zelfstandig mag doen, leggen we samen vast.
Bespreek waar AI in jouw bedrijf iets oplevert
Een vrijblijvend gesprek van 30 minuten met Jan Schevenels. Je vertelt hoe je vandaag werkt, je hoort eerlijk waar AI zinvol is en wat een logische eerste stap is.