AI-automatisering voor KMO's
Repetitief werk dat vandaag tussen mailbox, CRM en boekhouding blijft hangen, laten we automatisch lopen. Gekoppeld aan de systemen die je al hebt, met duidelijke afspraken over wat AI zelf doet en wat je team beslist.
Procesautomatisering met AI, uitgelegd zonder jargon
Klassieke automatisering volgt vaste regels: als dit veld ingevuld is, doe dat. Dat werkt goed zolang de input netjes is. In een KMO is de input zelden netjes. Een klant mailt een bestelling in lopende tekst, stuurt een PDF met een eigen artikelcode of spreekt een vraag in op de voicemail.
AI vult precies dat gat. Ze leest ongestructureerde input, haalt eruit wat nodig is en zet het om naar gegevens waarmee je systemen verder kunnen. De rest van de flow blijft voorspelbaar: klant opzoeken in je CRM, taak aanmaken, document opstellen, iemand verwittigen.
Het resultaat is geen extra tool waar je team in moet werken. Het werk verschuift naar de achtergrond en je mensen komen pas in beeld waar hun oordeel nodig is.
Handwerk
- Gegevens overtypen van mail naar CRM
- Aanvragen wachten tot iemand tijd heeft
- Fouten door kopiëren en plakken
- Kennis zit in het hoofd van één collega
Geautomatiseerd met AI
- Input wordt gelezen en gestructureerd
- Opvolging start meteen, ook buiten de uren
- Controles zitten in de flow zelf
- Het proces is vastgelegd en overdraagbaar
Welke processen we automatiseren
Dit zijn de processen waar we bij KMO's het vaakst tijd zien weglekken. Elke pagina toont de flow, de koppelingen en wat bij je team blijft.
Leadopvolging
Elke aanvraag gekwalificeerd, in je CRM en toegewezen met een opvolgtaak, ook 's avonds en in het weekend.
Bekijk de flowOffertes
Van aanvraag naar offerte met jouw prijzen, templates en voorwaarden, klaar om goed te keuren.
Bekijk de flowOrderverwerking
Bestellingen uit mail, PDF of formulier gelezen, gecontroleerd en in je ERP of webshop gezet.
Bekijk de flowDocumentverwerking
Facturen, contracten en attesten uitgelezen, gecontroleerd en op de juiste plek bewaard.
Bekijk de flowKlantcontact
Telefoon, WhatsApp en chat beantwoord door een digitale collega die doorverbindt wanneer het moet.
Bekijk de flowRapportering
Cijfers uit meerdere systemen elke ochtend samengevat in je mailbox of Teams.
Bekijk de flowWelk proces automatiseer je eerst?
Niet elk proces is een goede eerste stap. We scoren kandidaten op vier criteria. Een proces dat op alle vier hoog scoort, is meestal je beste start.
Volume
Hoe vaak komt het terug? Een taak die elke dag tientallen keren gebeurt, levert sneller uren op dan iets dat maandelijks voorkomt.
Foutgevoeligheid
Waar gaat het vandaag mis door overtypen, vergeten of verkeerde versies? Daar levert automatisering ook kwaliteit op.
Wachttijd
Waar wacht een klant of collega op iemand die tijd moet vinden? Snellere doorlooptijd merk je meteen in omzet en tevredenheid.
Heldere regels
Kan je uitleggen hoe het hoort? Als drie collega's het op drie manieren doen, maken we eerst afspraken en automatiseren we daarna.
Automatisering die in je eigen systemen schrijft
Een automatisering is maar zo goed als haar koppelingen. We werken met de software waarop je bedrijf vandaag draait en kiezen per taak het AI-model dat past bij je data en veiligheidsvereisten. Data blijft waar mogelijk in de EU en in je eigen systemen.
Wat onze klanten automatiseerden
Sinds Lucy bij ons werkt, missen we geen enkele offerte-aanvraag meer. Ook 's avonds en in 't weekend wordt er opgenomen, en we krijgen elke ochtend een nette samenvatting van de gesprekken.
Marie belt onze klanten op om bestellingen te bevestigen, en daarnaast worden onze offertes nu automatisch opgemaakt en verstuurd. Taken die vroeger uren per week kostten, gebeuren nu in de achtergrond en consistenter dan we het zelf konden.
De leveringsplanning loopt nu volledig automatisch. Bestellingen, routes en bevestigingen naar patiënten worden zonder onze tussenkomst geregeld.
Eén proces, werkend binnen weken
We beginnen klein en afgebakend. Na de analyse draait een eerste flow meestal binnen twee tot zes weken, afhankelijk van het aantal koppelingen. Daarna volgen we op, sturen we bij en breiden we uit naar het volgende proces.
Bekijk de werkwijze- Analyse met de mensen die het proces vandaag doen
- Bouw en koppeling, met goedkeuringen vooraf vastgelegd
- Test op echte gevallen voor de livegang
- Opvolging na livegang, want een flow wordt beter door bij te sturen
Vragen over AI-automatisering
Wat is het verschil tussen AI-automatisering en gewone automatisering?
Gewone automatisering volgt vaste regels en werkt met gestructureerde gegevens. AI-automatisering kan ook lopende tekst, PDF's, gesprekken en afwijkende formaten lezen en interpreteren. In de praktijk combineren we beide: AI waar interpretatie nodig is, vaste regels waar het voorspelbaar moet zijn.
Moeten we nieuwe software aankopen?
Meestal niet. We bouwen op je bestaande CRM, ERP, mailbox en boekhouding. Is er toch een extra bouwsteen nodig, dan bespreken we dat vooraf.
Wat blijft er menselijk?
Alles waar oordeel, onderhandeling of verantwoordelijkheid bij komt kijken. Per flow leggen we vast wat AI zelf mag doen, wat een goedkeuring nodig heeft en wanneer een mens het overneemt.
Hoe zit het met GDPR en onze data?
We leggen per project vast welke gegevens verwerkt worden en waar. Waar mogelijk kiezen we voor EU-hosting en modellen die je data niet gebruiken om te trainen, en we beperken toegang tot wat de flow echt nodig heeft.
Hoe lang duurt het voor een eerste automatisering draait?
Na de analyse van één à twee weken draait een eerste afgebakende flow meestal binnen twee tot zes weken.
Welk proces kost jouw team de meeste uren?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken samen welk proces het meest oplevert als eerste automatisering, en zeggen eerlijk waar AI geen verschil maakt.