Orderverwerking automatiseren
Bestellingen komen binnen als mail, als PDF-bestelbon of via een formulier, en iemand typt ze over in het ERP. We laten AI die bestellingen lezen en controleren, en zetten ze rechtstreeks in je systeem. Twijfelgevallen gaan naar je team.
Wat orderverwerking vandaag kost
Elke klant een eigen formaat
De ene stuurt een Excel, de andere een PDF met eigen artikelcodes, een derde typt het in de mail.
Overtypen in het ERP
Regel per regel ingeven. Bij drukte stapelen de bestellingen zich op in de mailbox.
Fouten merk je pas bij levering
Een verkeerd aantal of adres komt pas aan het licht als de klant belt.
Bevestigen en plannen apart
Na het ingeven moet de klant nog een bevestiging krijgen en moet de levering ingepland worden.
Bestellingen uit mail en PDF automatisch verwerken
Het verschil zit niet alleen in tijd. Door de controle in de flow zelf in te bouwen, vang je fouten op voor ze in je systeem staan.
Vandaag
- Mailbox als wachtrij
- Artikelcodes zoeken en vertalen
- Controle gebeurt achteraf, of niet
- Bevestiging vertrekt als iemand eraan denkt
Met integratie
- Bestelling gelezen zodra ze binnenkomt
- Klant en artikels gekoppeld aan je stamgegevens
- Afwijkingen gemarkeerd voor je team
- Order in ERP, bevestiging naar de klant
Zo ziet de flow eruit
- Bestelling komt binnen via mail, PDF of formulier
- AI leest klant, artikels, aantallen en leveradres
- Controle tegen klantgegevens, artikellijst en voorraad
- Order aangemaakt in ERP of webshop
- Bevestiging naar de klant, levering ingepland
Inlezen. De flow bewaakt een vaste mailbox of map. Elke bijlage en elke mail met een bestelling wordt opgepikt, ongeacht het formaat.
Uitlezen. AI herkent welke gegevens waar staan, ook als elke klant een andere bestelbon gebruikt. Eigen artikelcodes van de klant worden vertaald naar jouw codes.
Controleren. Bestaat de klant? Kloppen de artikels? Is het aantal logisch vergeleken met eerdere bestellingen? Wat niet klopt, gaat naar een collega met de reden erbij.
Aanmaken. Correcte orders komen rechtstreeks in je systeem, zonder overtypen.
Bevestigen. De klant krijgt een bevestiging en de levering kan meteen ingepland worden.
Welke systemen we koppelen
Orders moeten landen waar je voorraad, facturatie en planning al draaien.
Werk je in e-commerce? Lees ook hoe we AI inzetten voor webshops.
Wat AI doet en wat bij je team blijft
We laten AI niet raden. Elke bestelling krijgt een betrouwbaarheidsniveau: wat volledig klopt, gaat door. Wat afwijkt, zoals een onbekend artikel, een ongewoon aantal of een nieuw leveradres, komt bij een collega terecht.
- AI leest, vertaalt en controleert bestellingen
- Correcte orders gaan automatisch door, volgens afgesproken regels
- Afwijkingen gaan naar je team, met uitleg
- Prijsafspraken, kredietlimieten en uitzonderingen blijven menselijke beslissingen
Promedisleep: leveringsplanning die vanzelf loopt
Bij slaapkliniek Promedisleep hebben we de leveringsplanning volledig geautomatiseerd. Bestellingen, routes en bevestigingen naar patiënten lopen in één flow, zonder dat het team elke stap moet opvolgen.
Ook bij Gervi zit orderopvolging in de flow: digitale collega Marie belt klanten om bestellingen te bevestigen.
Lees de caseDe leveringsplanning loopt nu volledig automatisch. Bestellingen, routes en bevestigingen naar patiënten worden zonder onze tussenkomst geregeld. We winnen er elke week uren mee, en de fouten zijn er gewoon uit.
Hoe we starten
We vragen een reeks echte bestellingen van de voorbije maanden, in alle vormen waarin ze binnenkomen. Daarop testen we het uitlezen en de controles, nog voor er iets in je ERP geschreven wordt. Pas als de resultaten kloppen, gaat de flow live. Meer over de stappen lees je in onze werkwijze. Wil je eerst weten of orderverwerking je beste startpunt is, dan helpt een AI-procesaudit. Verwerk je naast bestellingen ook facturen en attesten, bekijk dan documentverwerking.
Vragen over orderverwerking automatiseren
Kan AI bestellingen lezen uit gescande PDF's?
Ja, ook gescande documenten en foto's van bestelbonnen kunnen uitgelezen worden. De kwaliteit van de scan speelt mee, daarom testen we altijd op je eigen voorbeelden.
Wat als een klant eigen artikelcodes gebruikt?
We bouwen een vertaaltabel tussen klantcodes en jouw artikels. Nieuwe codes die de flow niet herkent, worden voorgelegd aan je team en daarna toegevoegd.
Gaan orders zonder controle in ons ERP?
Enkel orders die aan de afgesproken controles voldoen. Je bepaalt zelf hoe streng die zijn. In het begin laten veel bedrijven alles nog even goedkeuren en versoepelen ze daarna.
Welke ERP-systemen ondersteunen jullie?
We werken onder meer met Odoo, Exact Online en Teamleader, en met webshops als Shopify, WooCommerce en Lightspeed. Voor andere systemen bekijken we de mogelijkheden via hun koppelingen.
Hoe snel draait een eerste orderflow?
Meestal binnen twee tot zes weken na de analyse, afhankelijk van het aantal formaten en koppelingen.
Bestellingen verwerken zonder overtypen?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken hoe bestellingen vandaag binnenkomen en hoe ze gecontroleerd in je systeem kunnen landen.