Klantcontact automatiseren
Klanten bellen, sturen een WhatsApp of starten een chat, ook als je team bezig is of het kantoor dicht is. Een digitale collega beantwoordt vragen, noteert aanvragen en zet alles in je CRM. Wat een mens nodig heeft, wordt doorgegeven met context.
Waar klantcontact knelt
Gemiste oproepen
Tijdens een klantgesprek, op de werf of na vijf uur gaat de telefoon over zonder dat iemand opneemt.
Steeds dezelfde vragen
Openingsuren, levertermijnen, status van een bestelling. Je team beantwoordt ze tientallen keren.
Kanalen zonder overzicht
WhatsApp op de gsm van één collega, chat op de website, mails in info@. Niets komt samen.
Notities die verdwijnen
Wat de klant vertelde, staat op een post-it of nergens. De collega die terugbelt, begint van nul.
Klantcontact via telefoon, WhatsApp en chat automatiseren
Vandaag
- Bereikbaar tijdens kantooruren, als er iemand vrij is
- Standaardvragen onderbreken ander werk
- Gesprekken worden niet of onvolledig genoteerd
- Opvolging hangt af van wie de oproep nam
Met een digitale collega
- Telefoon, WhatsApp en chat worden altijd beantwoord
- Standaardvragen meteen opgelost, meertalig
- Elk gesprek uitgeschreven en samengevat
- Aanvragen in je CRM, toegewezen met een opvolgtaak
Zo ziet de flow eruit
- Klant belt, stuurt een WhatsApp of opent de chat
- Digitale collega beantwoordt vanuit je kennisbank
- Aanvraag of afspraak wordt genoteerd
- Doorverbinden of doorgeven waar een mens nodig is
- Samenvatting en opvolgtaak in je CRM
Opnemen. De digitale collega is bereikbaar op je gewone nummer, je WhatsApp Business-nummer of via de chat op je website.
Antwoorden. Antwoorden komen uit een kennisbank die we samen opbouwen: je producten, diensten, werkwijze en veelgestelde vragen. Zo blijft wat gezegd wordt binnen jouw afspraken.
Noteren. Wil de klant een offerte, een afspraak of een terugbelverzoek, dan vraagt de digitale collega de nodige gegevens.
Doorgeven. Bij een klacht, een dringende vraag of iets buiten de afspraken wordt doorverbonden of gaat een melding naar de juiste persoon.
Registreren. Na het gesprek komt de samenvatting in je CRM en krijgt de juiste collega een taak. Zie ook leadopvolging automatiseren.
AskHannah: de AI-medewerker voor klantcontact
Voor telefoon, WhatsApp en chat werken we vaak met AskHannah, ons zusterbedrijf. AskHannah is een AI-medewerker die meertalig en 24/7 klantcontact afhandelt, op een eigen platform met transcripts, integraties en EU-hosting.
AskHannah is een bouwsteen, geen verplichting. Als integrator kiezen we wat past bij je situatie en koppelen we het aan je bestaande systemen. Meer over de rol van AI-medewerkers lees je op digitale collega's.
Hoor het zelf
Onze eigen AI-receptie Hannah is bereikbaar op +32 460 25 32 56. Bel gerust en stel een vraag.
Welke systemen we koppelen
Een digitale collega is pas nuttig als ze kan opzoeken en registreren in je eigen systemen.
Wat AI doet en wat bij je team blijft
Een digitale collega krijgt een duidelijke rol, net als een nieuwe medewerker. We leggen vast wat ze mag beantwoorden, wat ze mag vastleggen en wanneer ze doorgeeft. Klanten merken het verschil tussen een snel antwoord en een beslissing die een mens neemt, en die grens bewaken we.
Digitale collega doet
- Standaardvragen beantwoorden
- Aanvragen en afspraken noteren
- Gesprekken samenvatten en registreren
Je team doet
- Klachten en gevoelige gesprekken
- Prijzen en commerciële toezeggingen
- De kennisbank en de regels bepalen
Klantcontact automatiseren in de praktijk
Leisure Pools Benelux
AI-receptioniste Lucy neemt telefoon en chat op, ook 's avonds en in het weekend. Na elk gesprek komt een opportunity in hun Odoo CRM, gekoppeld aan de bestaande klant en toegewezen aan de verkoper met een opvolgtaak. Elke ochtend krijgen ze een samenvatting van de gesprekken.
Sinds Lucy bij ons werkt, missen we geen enkele offerte-aanvraag meer. Ook 's avonds en in 't weekend wordt er opgenomen, en we krijgen elke ochtend een nette samenvatting van de gesprekken.
Gervi
Digitale collega Marie beantwoordt klantvragen via chat en WhatsApp en belt klanten om bestellingen te bevestigen. Serviceaanvragen gaan automatisch per regio naar het juiste serviceteam, met een korte samenvatting.
Marie belt onze klanten op om bestellingen te bevestigen, en daarnaast worden onze offertes nu automatisch opgemaakt en verstuurd. Taken die vroeger uren per week kostten, gebeuren nu in de achtergrond en consistenter dan we het zelf konden.
Hoe we starten
We beginnen met de vragen die vandaag het vaakst binnenkomen en de afspraken over wat wel en niet beantwoord mag worden. Daarop bouwen we de kennisbank, koppelen we je CRM en testen we met echte gespreksscenario's voor de livegang. Bekijk onze werkwijze of start met een AI-procesaudit.
Vragen over klantcontact automatiseren
Merken klanten dat ze met AI praten?
We raden aan om daar open over te zijn. De digitale collega kan zich voorstellen als digitale assistent. Wat klanten vooral waarderen, is dat er meteen iemand antwoordt en dat hun vraag correct wordt doorgegeven.
Kunnen we ons bestaande telefoonnummer houden?
Ja. Oproepen kunnen doorgeschakeld worden naar de digitale collega, bijvoorbeeld altijd, buiten de kantooruren of wanneer niemand binnen enkele belsignalen opneemt.
In welke talen werkt het?
Een digitale collega is meertalig, bijvoorbeeld Nederlands, Frans en Engels. Welke talen je nodig hebt, leggen we samen vast.
Wat gebeurt er als de digitale collega het antwoord niet weet?
Dan verzint ze niets. Ze noteert de vraag en de contactgegevens en geeft door aan de juiste collega, of verbindt door als dat zo is afgesproken.
Waar worden de gesprekken bewaard?
Transcripts en samenvattingen komen in je eigen CRM terecht. Het platform van AskHannah draait op EU-hosting. Welke gegevens bewaard worden en hoe lang, leggen we per project vast.
Nooit meer een gemiste oproep?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken hoe klanten je vandaag bereiken en hoe een digitale collega dat kan opvangen, gekoppeld aan je CRM.