Leadopvolging automatiseren
Een aanvraag die een dag blijft liggen, is vaak een gemiste kans. We koppelen AI aan je formulieren, telefonie en CRM, zodat elke lead meteen geregistreerd, gekwalificeerd en toegewezen wordt aan de juiste verkoper.
Waar leadopvolging vandaag vastloopt
Aanvragen via vijf kanalen
Webformulier, info@, telefoon, chat en WhatsApp. Niemand ziet in één oogopslag wat er binnenkwam.
Buiten de kantooruren
Wie 's avonds of in het weekend belt, krijgt de voicemail. Of het wordt nooit genoteerd.
Overtypen in het CRM
Naam, telefoonnummer en vraag gaan met de hand naar Odoo of Teamleader. Soms dubbel, soms niet.
Onduidelijk wie opvolgt
De lead staat erin, maar zonder eigenaar en zonder taak. Na een week weet niemand of er al gebeld is.
Wat verandert er als je leadopvolging automatiseert?
Vandaag
- Leads verspreid over mailbox, notities en telefoon
- Registratie hangt af van wie er toevallig aanwezig is
- Geen vaste opvolgtermijn
- Verkopers starten zonder context aan het gesprek
Met integratie
- Elke aanvraag komt als opportunity in je CRM
- Bestaande klanten worden herkend en gekoppeld
- Label per kanaal en toegewezen aan de juiste verkoper
- Opvolgtaak met samenvatting staat klaar
Zo ziet de flow eruit
- Aanvraag komt binnen via telefoon, chat, formulier of mail
- AI vat samen en haalt de kerngegevens eruit
- Klant wordt opgezocht in je CRM
- Opportunity aangemaakt, gelabeld en toegewezen
- Opvolgtaak voor de verkoper, samenvatting in de mailbox
Binnenkomst. Elk kanaal levert zijn aanvraag aan dezelfde flow. Een telefoongesprek met een digitale collega telt net zo goed als een ingevuld formulier.
Samenvatten. AI haalt naam, contactgegevens, type vraag en urgentie uit de tekst of het transcript. Ontbreekt er iets essentieels, dan wordt dat gemarkeerd.
Opzoeken. Via telefoonnummer of e-mailadres kijkt de flow of de persoon al bestaat. Zo komt een nieuwe vraag bij de bestaande klantenfiche en niet als dubbel contact.
Registreren en toewijzen. De opportunity krijgt een label per kanaal en gaat naar de verantwoordelijke volgens jouw regels, bijvoorbeeld per regio of productgroep.
Opvolgen. De verkoper krijgt een taak met een vaste termijn en leest vooraf de samenvatting.
Welke systemen we koppelen
We werken met het CRM en de kanalen die je al gebruikt. Staat jouw tool er niet tussen, vraag het gerust.
Wat AI doet en wat bij je team blijft
AI neemt het registreren, samenvatten en toewijzen over. Het verkoopgesprek zelf blijft bij je mensen. Een lead kwalificeren betekent hier: ordenen en voorbereiden, niet beslissen of iemand een klant waard is.
AI doet
- Gegevens uit gesprekken en berichten halen
- Bestaande klanten herkennen
- Opportunities en taken aanmaken volgens jouw regels
Je team doet
- Het eerste echte verkoopgesprek
- Prijzen, kortingen en toezeggingen
- De regels bepalen: wie krijgt welke lead, binnen welke termijn
Leisure Pools: van oproep naar opportunity in Odoo
Bij zwembadbouwer Leisure Pools Benelux neemt AI-receptioniste Lucy telefoon en chat op, ook 's avonds en in het weekend. Na elk gesprek maakt de automatisatie rechtstreeks een opportunity aan in hun Odoo CRM. De beller wordt opgezocht via het telefoonnummer, de opportunity hangt aan de bestaande klantenfiche, krijgt een label per kanaal en gaat naar de verkoopverantwoordelijke met een opvolgtaak voor de volgende dag.
Eerder liep dat via een extra tool als tussenstap. Die hebben we uit de keten gehaald: de koppeling loopt nu rechtstreeks, met minder breekpunten.
Lees de volledige caseSinds Lucy bij ons werkt, missen we geen enkele offerte-aanvraag meer. Ook 's avonds en in 't weekend wordt er opgenomen, en we krijgen elke ochtend een nette samenvatting van de gesprekken.
Hoe we starten
We beginnen met een analyse van één à twee weken: welke kanalen, welk CRM, welke toewijzingsregels. Daarna bouwen en koppelen we, testen we op echte aanvragen en gaat de flow live. Een eerste flow draait meestal binnen twee tot zes weken na de analyse. Lees meer over onze werkwijze, of start met een AI-procesaudit als je wil weten welk proces het meest oplevert. Vaak volgt daarna het automatiseren van offertes.
Vragen over leadopvolging automatiseren
Werkt dit ook met leads die telefonisch binnenkomen?
Ja. Met een digitale collega aan de telefoon wordt elk gesprek uitgeschreven en samengevat, en komt het in dezelfde flow als formulieren en mails. Meer daarover op onze pagina over klantcontact automatiseren.
Wat als de klant al in ons CRM staat?
De flow zoekt eerst op telefoonnummer of e-mailadres. Bestaat het contact, dan komt de nieuwe opportunity aan die klantenfiche. Zo vermijd je dubbele contacten.
Kunnen we zelf bepalen wie welke lead krijgt?
Ja. Toewijzingsregels leggen we samen vast, bijvoorbeeld per regio, productgroep of kanaal. Wijzigen die regels, dan passen we de flow aan.
Stuurt AI zelf mails naar leads?
Dat kan, maar het hoeft niet. Veel bedrijven laten een ontvangstbevestiging automatisch vertrekken en houden het inhoudelijke antwoord bij een verkoper. We beslissen dat per flow.
Wat met privacy?
We verwerken enkel de gegevens die nodig zijn voor de opvolging en leggen vast waar ze bewaard worden. Waar mogelijk gebeurt de verwerking in de EU.
Geen enkele lead meer die blijft liggen?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken hoe aanvragen vandaag binnenkomen en hoe ze automatisch in je CRM en bij de juiste verkoper terechtkomen.