Rapportering automatiseren
Je cijfers zitten verspreid over CRM, boekhouding, webshop en planning. Elke week exporteert iemand, plakt samen en maakt er een overzicht van. We automatiseren dat tot één dagrapport dat elke ochtend klaarstaat, met uitleg bij wat opvalt.
Waarom rapportering blijft hangen
Exporteren en plakken
Elke maandagochtend dezelfde exports uit drie systemen, samengevoegd in Excel. Een uur werk dat niemand graag doet.
Cijfers die te laat komen
Als het overzicht er is, is de week al half voorbij. Bijsturen gebeurt op buikgevoel.
Getallen zonder verhaal
Een dashboard toont dat iets daalt, maar niet waarom. Wie wil weten wat erachter zit, moet zelf gaan graven.
Van exports naar een automatisch dagrapport
Een dashboard moet je gaan opzoeken. Een dagrapport komt naar jou toe, in de mailbox of het Teams-kanaal waar je toch al kijkt.
Vandaag
- Handmatige exports uit elk systeem
- Rapport afhankelijk van één collega
- Wekelijks of maandelijks, niet dagelijks
- Afwijkingen vallen niet op
Met integratie
- Gegevens automatisch opgehaald
- Elke ochtend hetzelfde vaste overzicht
- Korte toelichting in gewone taal
- Opvallende afwijkingen bovenaan
Zo ziet de flow eruit
- Vast tijdstip, bijvoorbeeld elke ochtend om zeven uur
- Gegevens opgehaald uit CRM, boekhouding en planning
- Cijfers berekend en vergeleken met vorige periode
- AI schrijft een korte toelichting bij de afwijkingen
- Rapport in je mailbox of Teams-kanaal
Ophalen
De flow leest rechtstreeks uit je systemen via hun koppelingen. Geen exports meer, en iedereen kijkt naar dezelfde bron.
Berekenen
De cijfers zelf worden berekend met vaste formules die we samen afspreken. Zo is een omzetcijfer vandaag hetzelfde als volgende maand.
Toelichten
AI zet de cijfers in context: wat is anders dan normaal, welke klant of welk product zit erachter, wat vraagt aandacht. Kort en in gewone taal.
Stel: het dagrapport van een groothandel
Een illustratief voorbeeld van wat er in een automatisch dagrapport kan staan.
- Verkoop: gisteren verstuurde offertes, omgezette offertes en openstaande offertes ouder dan een week, uit het CRM
- Orders: nieuwe bestellingen en bestellingen die nog niet geleverd zijn, uit het ERP
- Financieel: vervallen facturen boven een afgesproken drempel, uit de boekhouding
- Signalen: een vaste klant die al een tijd niet meer bestelde, een product waarvan de voorraad onder het minimum zakt
Bovenaan staan drie zinnen die de zaakvoerder in een halve minuut leest: wat ging goed, wat valt op, wat moet vandaag gebeuren. Wie meer wil weten, klikt door naar het systeem zelf.
Het rapport vervangt geen boekhouding of analyse. Het zorgt ervoor dat je elke dag weet waar je moet kijken.
Welke systemen we koppelen
Een dagrapport is zo sterk als de bronnen die het leest. We koppelen aan de systemen waar je cijfers vandaag al staan.
Wat AI doet en wat bij je team blijft
Bij rapportering is betrouwbaarheid alles. Daarom rekent AI de cijfers niet zelf uit: dat doen vaste formules. AI helpt enkel bij het samenvatten en toelichten, en verwijst altijd naar de bron.
- Cijfers komen rechtstreeks uit je systemen en worden met vaste regels berekend
- AI schrijft de toelichting en markeert wat opvalt
- Je team bepaalt welke cijfers ertoe doen en wat een afwijking is
- Beslissingen op basis van het rapport blijven bij jou
- Wie welk rapport ontvangt, leggen we vooraf vast
Onze eigen post-meeting automatisatie
Bij AI-Studio laten we geen klantgesprek verloren gaan in notities. Binnen enkele minuten na een gesprek staat de samenvatting in onze mailbox en ons CRM, gaan opvolgmails klaar en wordt een auditrapport opgebouwd. Besproken use cases komen in een sectorkennisbank.
Het is hetzelfde principe als een dagrapport: informatie uit verschillende bronnen wordt automatisch samengebracht op de plek waar je ze leest, zonder dat iemand ze moet overtypen.
- Klantgesprek afgerond
- Samenvatting in mailbox en CRM
- Opvolgmails klaargezet
- Auditrapport en kennisbank bijgewerkt
Hoe we starten
We beginnen met de vraag welke vijf à tien cijfers je elke dag wil zien, en uit welke systemen die komen. Daarna bouwen we een eerste versie van het rapport, laten we het een tijd meelopen naast je bestaande overzicht en sturen we bij tot het klopt. Lees meer in onze werkwijze of begin met een AI-procesaudit. Rapportering wordt nog sterker als ook je orders en leads netjes in je systemen staan.
Vragen over rapportering automatiseren
Is dit hetzelfde als een BI-dashboard?
Niet helemaal. Een dashboard toont cijfers wanneer je het opent. Een automatisch dagrapport komt naar je toe, bundelt meerdere systemen en voegt een korte uitleg toe. Beide kunnen naast elkaar bestaan.
Kan AI zich vergissen in de cijfers?
De cijfers worden niet door AI berekend maar met vaste formules uit je bronsystemen. AI schrijft enkel de toelichting. Zo blijft het rekenwerk controleerbaar.
Kunnen verschillende mensen een ander rapport krijgen?
Ja. Een zaakvoerder wil een ander overzicht dan een verkoopverantwoordelijke of een planner. We leggen per ontvanger vast welke cijfers en welke rechten van toepassing zijn.
Uit welke systemen kunnen jullie gegevens halen?
Uit de meeste gangbare KMO-software met een koppeling, zoals Teamleader, Odoo, Exact Online, HubSpot en Shopify. Voor andere systemen bekijken we de mogelijkheden.
Hoe snel staat een eerste dagrapport klaar?
Een eerste afgebakend rapport draait meestal binnen twee tot zes weken na de analyse, afhankelijk van het aantal bronnen.
Elke ochtend weten waar je moet kijken?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken welke cijfers je vandaag met de hand verzamelt en hoe ze automatisch in één dagrapport komen.