Documentverwerking met AI
Facturen, contracten, attesten en certificaten: documenten die gelezen, gecontroleerd en ergens bewaard moeten worden. We laten AI de gegevens eruit halen en in je systemen zetten, en signaleren wat aandacht vraagt.
Documenten die tijd vreten
Facturen die niet matchen
Aankoopfacturen moeten nagekeken worden tegen bestelling en levering. Afwijkingen zie je vaak pas als het al betaald is.
Contracten zonder overzicht
Opzegtermijnen, verlengingsdata en bijzondere clausules zitten in PDF's die niemand nog openslaat.
Attesten die vervallen
Veiligheidsattesten, keuringen of verzekeringsbewijzen van onderaannemers. Wie houdt bij wanneer ze verlopen?
Documentverwerking automatiseren: wat verandert er?
Vandaag
- Documenten openen, lezen en overtypen
- Bestanden verspreid over mailbox en mappen
- Vervaldata in een los Excel-lijstje, of nergens
- Controle hangt af van wie het document ontvangt
Met integratie
- Kerngegevens automatisch uitgelezen
- Document bewaard op een vaste plek met de juiste naam
- Vervaldata en termijnen als taak of herinnering
- Afwijkingen meteen gesignaleerd
Zo ziet de flow eruit
- Document komt binnen via mail, upload of scan
- AI herkent het type: factuur, contract, attest
- Kerngegevens uitgelezen en gecontroleerd
- Gegevens naar boekhouding, CRM of dossier
- Bewaard op de juiste plek, signaal bij afwijking
Binnenkomst. Documenten komen vaak via een algemene mailbox. De flow pikt ze daar op, of uit een gedeelde map in SharePoint of Google Drive.
Herkennen. AI bepaalt welk soort document het is en welke gegevens daarvoor belangrijk zijn. Voor een factuur zijn dat leverancier, bedrag en referentie, voor een contract partijen, looptijd en opzegtermijn.
Controleren. De gegevens worden vergeleken met wat je al hebt: een bestelling, een klantenfiche, een eerder contract. Wat niet klopt, wordt gemarkeerd.
Doorzetten. Gegevens gaan naar het systeem waar ze thuishoren, bijvoorbeeld je boekhoudpakket of een dossier in je CRM.
Bewaren en signaleren. Het document krijgt een vaste naam en plek. Een vervaldatum wordt een herinnering op het juiste moment.
Stel: attesten van onderaannemers opvolgen
Een illustratief voorbeeld van hoe zo'n flow er in de praktijk kan uitzien.
Een installatiebedrijf werkt met een tiental onderaannemers. Elk van hen moet geldige attesten en verzekeringsbewijzen voorleggen. Die komen per mail binnen, in allerlei vormen.
De flow leest elk binnenkomend attest, herkent de onderaannemer en de geldigheidsdatum, en slaat het op in de juiste map. In het overzicht staat per onderaannemer wat geldig is.
Een maand voor een attest vervalt, krijgt de verantwoordelijke een taak, en desgewenst gaat er een vraag naar de onderaannemer om een nieuw exemplaar.
Is een attest onleesbaar of ontbreekt een gegeven, dan komt het bij een collega terecht. Niemand hoeft nog in mappen te zoeken voor een werf start. Meer over deze sector lees je op bouw en installatie.
Welke systemen we koppelen
Documenten moeten terechtkomen waar je team ze zoekt: in de boekhouding, het CRM of het documentbeheer dat je al gebruikt.
Wat AI doet en wat bij je team blijft
AI is goed in lezen en ordenen. Interpreteren wat een clausule juridisch betekent of een factuur betalen is iets anders. Die beslissingen blijven bij je team.
- AI leest, classificeert en vergelijkt documenten
- AI signaleert afwijkingen en vervaldata
- Betalingen en boekingen worden door je team goedgekeurd
- Juridische beoordeling van contracten blijft menselijk
- Toegang tot gevoelige documenten leggen we vooraf vast
Wat we zelf gebruiken
Bij AI-Studio verwerken we zelf elk klantgesprek automatisch. Binnen enkele minuten na een gesprek staat de samenvatting in onze mailbox en ons CRM, gaan opvolgmails klaar en worden besproken use cases toegevoegd aan een sectorkennisbank. Het principe is hetzelfde als bij documentverwerking: ongestructureerde input wordt gestructureerde informatie op de plek waar je ze nodig hebt.
Hoe we starten
We kiezen één documentstroom met veel volume, bijvoorbeeld aankoopfacturen of attesten, en testen het uitlezen op je eigen documenten. Pas als de resultaten kloppen, koppelen we aan je systemen. Lees onze werkwijze of start met een AI-procesaudit. Komen bestellingen ook als PDF binnen, bekijk dan orderverwerking automatiseren.
Vragen over documentverwerking met AI
Welke documenten kan AI verwerken?
Facturen, contracten, attesten, certificaten, bestelbonnen, leveringsbonnen en andere zakelijke documenten. Zowel digitale PDF's als scans en foto's, al speelt de leesbaarheid mee.
Is dit hetzelfde als OCR?
OCR zet een afbeelding om naar tekst. AI gaat een stap verder: ze begrijpt welke gegevens belangrijk zijn, ook als elk document er anders uitziet, en kan ze vergelijken met je eigen gegevens.
Hoe zit het met vertrouwelijke documenten en GDPR?
We leggen vast welke documenten verwerkt worden, waar dat gebeurt en wie toegang heeft. Waar mogelijk kiezen we voor verwerking in de EU en modellen die je data niet gebruiken om te trainen.
Werkt dit met onze boekhoudsoftware?
We koppelen onder meer met Exact Online, Yuki, Billit en Odoo. Voor andere pakketten bekijken we de beschikbare koppelingen.
Wat als AI een gegeven verkeerd leest?
Daarom zitten er controles in de flow. Gegevens worden vergeleken met wat je al weet, en bij twijfel gaat het document naar een collega in plaats van automatisch door.
Welke documenten wil je niet meer overtypen?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken welke documentstroom bij jou het meeste werk vraagt en hoe AI die kan verwerken.