Offertes automatiseren
Een offerte maken is vaak een half uur zoeken, kopiëren en nalezen. We automatiseren de weg van aanvraag naar offerte: gegevens uitlezen, jouw prijzen en templates toepassen, laten goedkeuren en versturen. Je team houdt de controle.
Waarom offertes blijven liggen
Alles zit in hoofden en Excel
Prijzen, uitzonderingen en combinaties kent eigenlijk maar één collega. Is die afwezig, dan wacht de klant.
Kopiëren uit oude offertes
Je vertrekt van een vorige offerte en past aan. Een verouderde prijs of een verkeerde klantnaam glipt er makkelijk door.
Geen zicht op opvolging
Offertes vertrekken, maar niemand weet welke nog open staan, welke omgezet zijn en wie moet nabellen.
Offertes automatisch opmaken en versturen
Vandaag
- Aanvraag lezen en gegevens overtypen
- Prijzen opzoeken in lijsten of vorige offertes
- Opmaak telkens opnieuw controleren
- Opvolging hangt af van het geheugen van de verkoper
Met integratie
- Aanvraag wordt gelezen en gestructureerd
- Offerte opgemaakt met vaste templates en actuele prijzen
- Goedkeuring door een verantwoordelijke waar nodig
- Status en opvolgtaak in je CRM
Zo ziet de flow eruit
- Aanvraag via mail, formulier of gesprek
- AI haalt product, aantallen en klantgegevens eruit
- Offerte opgemaakt met jouw template en prijzen
- Verantwoordelijke keurt goed of past aan
- Offerte verstuurd, deal en opvolgtaak in CRM
1 en 2. Aanvraag lezen
Een aanvraag komt zelden in een vast formaat. AI leest de mail, het formulier of het gespreksverslag en zet het om naar een lijst: welk product, welke afmetingen of aantallen, voor wie, met welke wensen. Ontbrekende informatie wordt gemarkeerd, zodat je gericht kan navragen.
3. Offerte opmaken
De berekening zelf gebeurt met vaste regels, niet met gokwerk. Prijslijsten, marges en voorwaarden komen uit je eigen systeem of een beheerd overzicht. AI kiest de juiste template en vult de tekst aan.
4. Goedkeuren
Standaardoffertes kunnen na afspraak meteen vertrekken. Afwijkende bedragen, kortingen of maatwerk gaan eerst naar een verantwoordelijke, die met één klik goedkeurt of aanpast.
5. Versturen en opvolgen
De klant ontvangt de offerte, je CRM krijgt de deal en de status, en een opvolgtaak staat klaar. Zo zie je ook welke offertes converteren.
Welke systemen we koppelen
Offertes leven op het kruispunt van CRM, prijslijsten en boekhouding. We koppelen aan wat je gebruikt, of bouwen een eenvoudige offertetool op maat als je bestaande software dat niet toelaat.
Wat AI doet en wat bij je team blijft
Een offerte is een commerciële belofte. Daarom leggen we vooraf vast welke offertes automatisch mogen vertrekken en welke een menselijke goedkeuring nodig hebben. Prijzen worden nooit door AI verzonnen: ze komen uit jouw bronnen.
AI doet
- Aanvragen lezen en structureren
- Template kiezen en teksten invullen
- Ontbrekende info signaleren
Je team doet
- Prijsbeleid en marges bepalen
- Maatwerk en kortingen goedkeuren
- Onderhandelen en afsluiten
Gervi: offertes automatisch opgemaakt en verstuurd
Wellness- en outdoorretailer Gervi, met toonzalen in onder meer Maasmechelen, Wilsele, Gent en Gistel, werkt met een offertetool op maat. Offertes, leads, templates en een conversie-overzicht zitten op één plek, en offertes worden automatisch opgemaakt en verstuurd.
Daarnaast beantwoordt digitale collega Marie klantvragen via chat en WhatsApp en belt ze klanten om bestellingen te bevestigen.
Lees de volledige caseMarie belt onze klanten op om bestellingen te bevestigen, en daarnaast worden onze offertes nu automatisch opgemaakt en verstuurd. Taken die vroeger uren per week kostten, gebeuren nu in de achtergrond en consistenter dan we het zelf konden.
Hoe we starten
We verzamelen een reeks recente aanvragen en de offertes die erop volgden. Zo zien we welke gegevens nodig zijn, waar de regels zitten en waar uitzonderingen opduiken. Na die analyse bouwen we de flow, testen we op echte aanvragen en gaat ze live. Bekijk onze werkwijze of begin met een AI-procesaudit. Offertes automatiseren gaat vaak samen met leadopvolging: de aanvraag die binnenkomt, is meteen de basis voor de offerte.
Vragen over offertes automatiseren
Kan AI ook complexe offertes met maatwerk maken?
AI kan de aanvraag structureren en een voorstel voorbereiden. Hoe complexer het maatwerk, hoe belangrijker de goedkeuringsstap. We beginnen meestal met de standaardoffertes en breiden uit.
Waar komen de prijzen vandaan?
Uit je eigen bronnen: je ERP, CRM, boekhouding of een prijslijst die je team beheert. De berekening volgt vaste regels. AI verzint geen bedragen.
Blijft onze huisstijl behouden?
Ja. We werken met jouw templates, teksten en voorwaarden, zodat elke offerte er consistent uitziet.
Werkt dit met Teamleader of Odoo?
Ja, beide hebben offertefuncties waar we op kunnen aansluiten. Zie ook onze pagina's over Teamleader en Odoo.
Hoe lang duurt de implementatie?
Een eerste afgebakende offerteflow draait meestal binnen twee tot zes weken na de analyse, afhankelijk van het aantal koppelingen en de complexiteit van je prijsregels.
Van aanvraag naar offerte zonder overtypen?
Plan een kennismaking van 30 minuten. Breng gerust een paar recente aanvragen mee, dan bekijken we meteen hoe je offerteflow eruit kan zien.