Onze werkwijze: van analyse tot werkende AI-flow
Vier stappen, met duidelijke afspraken over wie wat doet. Een eerste afgebakende flow draait meestal binnen twee tot zes weken na de analyse.
Vier stappen naar een flow die blijft werken
We starten klein, met één proces dat vandaag tijd kost. Pas als dat draait, breiden we uit.
Analyse
We lopen het proces door met de mensen die het doen en bepalen waar AI het meest oplevert.
1 à 2 wekenBouw en koppeling
We bouwen de flow, verbinden je systemen en leggen rechten en goedkeuringen vast.
2 à 4 wekenTest en livegang
Testen op echte gevallen, je team leert ermee werken, daarna gaat het live.
1 weekOpvolgen en uitbreiden
We meten, sturen bij en breiden stap voor stap uit.
Doorlopend
Analyse: waar lekt tijd weg
We vertrekken niet van een tool, maar van hoe het werk vandaag echt gebeurt. Wil je eerst een breder beeld over meerdere afdelingen, dan start je met een AI-procesaudit.
Wat wij doen
- Gesprekken met de mensen die het proces uitvoeren
- Meekijken in de systemen en de echte voorbeelden
- Knelpunten, uitzonderingen en risico's in kaart brengen
- Voorstel voor de flow en de technologie
Wat we van jou nodig hebben
- Een aanspreekpunt dat het proces goed kent
- Enkele uren van de betrokken medewerkers
- Voorbeelden: mails, documenten, exports
- Leestoegang tot de betrokken tools
Wat je krijgt
- Een procesbeschrijving zoals het nu loopt
- Een uitgewerkte flow zoals het zal lopen
- Afspraken over wat AI mag en wat niet
- Een voorstel met planning voor de bouw
Bouw en koppeling
We bouwen de flow en verbinden ze met je CRM, mailbox, agenda of boekhouding. De meeste tijd gaat naar de koppelingen en de uitzonderingen, niet naar het AI-gedeelte.
Wat wij doen
- Koppelingen met je systemen bouwen, bijvoorbeeld Teamleader of Odoo
- Instructies en bedrijfskennis voor AI uitschrijven
- Goedkeuringsmomenten en foutafhandeling inbouwen
- Logging zodat elke stap terug te vinden is
Wat we van jou nodig hebben
- Toegang of API-sleutels voor de betrokken tools
- Beslissingen over randgevallen als die opduiken
- Teksten, prijzen of sjablonen die de flow gebruikt
- Kort overleg, meestal wekelijks
Wat je krijgt
- Een werkende flow in een testomgeving
- Een overzicht van rechten en koppelingen
- Tussentijdse demo's zodat je kan bijsturen
Test en livegang
We testen op echte gevallen uit je bedrijf, niet op verzonnen voorbeelden. Waar nodig zetten we een testsluis: de flow werkt, maar een medewerker controleert elk resultaat voor het vertrekt.
Wat wij doen
- Testen met recente, echte gevallen
- Fouten en randgevallen oplossen
- Je team uitleggen hoe het werkt en wat te doen bij twijfel
- Livegang begeleiden
Wat we van jou nodig hebben
- Medewerkers die de resultaten beoordelen
- Een duidelijk ja voor livegang
- Iemand die intern het eerste aanspreekpunt is
Wat je krijgt
- Een flow die live draait
- Een korte handleiding voor je team
- Afspraken over support en escalatie
Wie beslist wat
Een integratie raakt aan je klanten, je data en je team. Daarom maken we de rollen vooraf duidelijk. Jij blijft eigenaar van het proces, wij zijn verantwoordelijk voor de techniek.
Goedkeuringen vooraf vastgelegd. Per stap spreken we af of AI zelfstandig mag handelen, een voorstel klaarzet of enkel signaleert. Die afspraken kunnen we later versoepelen of verstrengen.
| Rol | Verantwoordelijk voor |
|---|---|
| Zaakvoerder of sponsor | Prioriteiten, budget en de beslissing om live te gaan |
| Proceseigenaar | Hoe het proces moet lopen, randgevallen, goedkeuring van resultaten |
| Gebruikers | Werken met de flow, melden wat misloopt |
| AI-Studio | Bouw, koppelingen, beveiliging, monitoring en bijsturing |
Na livegang: opvolgen en uitbreiden
Een flow wordt beter omdat iemand elke maand kijkt wat er misliep. Dat stuk slaan veel projecten over.
Beheer
Koppelingen onderhouden, updates van tools en modellen opvangen, toegang beheren wanneer medewerkers wisselen.
Monitoring
Fouten en afgebroken stappen komen bij ons binnen. We grijpen in voor je team het merkt.
Maandelijkse bijsturing
We bekijken resultaten en uitzonderingen, passen instructies aan en bespreken wat beter kan.
Uitbreiden
Draait de eerste flow stabiel, dan kiezen we samen het volgende proces. Zo groeit de integratie stap voor stap.
Vragen over de werkwijze
Hoeveel tijd kost een project voor ons team?
Het meeste werk valt in de analyse en de testweek. Reken op enkele gesprekken met de betrokken medewerkers en iemand die resultaten beoordeelt tijdens het testen. Tijdens de bouw volstaat meestal een kort wekelijks overleg.
Kunnen we starten zonder audit?
Ja. Weet je al welk proces het meest knelt, dan starten we meteen met de analyse van dat proces. De audit is zinvol als je eerst wil weten waar je best begint.
Wat als de flow na livegang een fout maakt?
Fouten worden gelogd en komen bij ons binnen. Voor gevoelige stappen zit er een goedkeuring door een medewerker in, zodat een fout niet ongezien bij een klant belandt. We lossen het op en passen de flow aan zodat hetzelfde niet opnieuw gebeurt.
Zitten we vast aan jullie?
De flows draaien op je eigen systemen en accounts waar mogelijk, en we documenteren wat we bouwen. Je beslist zelf of je het beheer bij ons laat.
Werken jullie op afstand of ter plaatse?
Allebei. De analyse doen we graag ter plaatse, bij de mensen die het werk doen. Bouw en opvolging gebeuren grotendeels op afstand.
Welk proces pak je als eerste aan?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We luisteren naar hoe je vandaag werkt en zeggen eerlijk waar AI iets oplevert, en waar niet.