AI koppelen aan Exact Online
In Exact Online komen orders, facturen en betalingen samen. Veel van die gegevens worden nog met de hand overgenomen uit mails, PDF's en andere systemen. Wij koppelen AI aan Exact Online zodat dat voorbereidend werk verdwijnt en je financiële team controleert in plaats van typt.
AI en Exact Online: concrete toepassingen
We werken met de gegevens die in Exact Online al bestaan: relaties, artikelen, verkoopfacturen en boekingen.
Relaties aanmaken en bijwerken
Nieuwe klanten uit je CRM of webshop komen als relatie in Exact Online, met gecontroleerde btw-nummers en adressen.
Verkoopfacturen voorbereiden
Op basis van een goedgekeurde offerte, bestelling of urenregistratie zet AI een conceptverkoopfactuur klaar.
Aankoopfacturen uitlezen
Inkomende facturen uit de mailbox worden gelezen: leverancier, bedragen, btw en vervaldatum, klaar voor controle.
Boekingsvoorstellen
AI stelt een grootboekrekening of kostenplaats voor op basis van eerdere boekingen. Je boekhouder beslist.
Opvolging openstaande posten
Overzicht van vervallen facturen en klaargezette herinneringsmails, afgestemd op de klant en de historiek.
Zo ziet een Exact Online-automatisatie eruit
Aankoopfactuur uit de mailbox
- Factuur komt binnen op facturen@
- AI leest leverancier, bedragen en btw
- Leverancier gezocht in Exact Online
- Boekingsvoorstel klaargezet
- Boekhouder controleert en boekt
Van gewonnen deal naar factuur
- Deal staat op gewonnen in je CRM
- Relatie gezocht of aangemaakt in Exact Online
- Conceptverkoopfactuur met de juiste artikelen
- Medewerker keurt goed en verstuurt
Voorbeelden ter illustratie. We stemmen de flow af op je administratie en je boekhouder.
Financiële gegevens vragen extra zorg
We koppelen via de officiële API van Exact Online. AI-Studio is geen officiële partner van Exact; we bouwen op de mogelijkheden die Exact Online zelf aanbiedt. In een boekhouding geldt één regel: AI bereidt voor, een mens boekt.
- Toegang beperkt tot de administraties en onderdelen die de flow nodig heeft
- Een koppeling die je zelf kan intrekken
- Logging van elk aangemaakt concept en elke wijziging
- AI-verwerking waar mogelijk in de EU, GDPR-conform
- Geen enkele boeking of factuur vertrekt zonder menselijke goedkeuring
Processen die we vaak aan Exact Online koppelen
Vragen over AI en Exact Online
Boekt AI zelf in onze administratie?
Nee. AI maakt concepten en voorstellen. Boeken en facturen versturen gebeurt door een medewerker of je boekhouder.
Kan onze externe boekhouder mee in de flow?
Ja. We kunnen voorstellen zo klaarzetten dat je boekhouder ze in Exact Online nakijkt, en afwijkingen apart signaleren.
Werkt dit ook met Yuki of Billit?
Gelijkaardige flows zijn mogelijk met andere pakketten, afhankelijk van hun API. Bekijk het overzicht van koppelingen of vraag het ons.
Hoe lang duurt het om dit op te zetten?
Een eerste flow draait meestal binnen twee tot zes weken na de analyse. Meer in onze werkwijze.
Minder overtypen in Exact Online?
Vertel ons welke documenten vandaag met de hand in Exact Online komen. We bekijken samen wat AI kan voorbereiden.