Leisure Pools Benelux: elke aanvraag rechtstreeks in Odoo, ook 's avonds en in het weekend
AI-receptioniste Lucy neemt de telefoon en de chat op. Na elk gesprek staat er een opportunity in Odoo, gekoppeld aan de juiste klant en toegewezen aan de juiste verkoper, met een opvolgtaak voor de volgende dag.
Zwembadbouw
Aanleg van zwembaden in de Benelux, met een verkoopteam dat offertes opvolgt.
Geen aanvraag missen
Aanvragen via telefoon en chat, ook buiten de kantooruren, snel bij de juiste verkoper krijgen.
AI-receptie met CRM-koppeling
Lucy voor telefoon en chat, een rechtstreekse koppeling met Odoo en een dagelijkse samenvatting.
Odoo CRM
Telefonie, websitechat en Odoo, plus een planningstool die we voor hen bouwden.
Aanvragen komen binnen wanneer het de klant past
Wie een zwembad overweegt, belt of chat vaak 's avonds of in het weekend. Net dan is er niemand om op te nemen. Een aanvraag die blijft liggen, gaat makkelijk verloren, en in een sector met grote projecten telt elke offerte-aanvraag.
Leisure Pools wou twee dingen tegelijk: dat er altijd iemand opneemt, en dat wat er in dat gesprek gezegd wordt niet in een aparte mailbox of notitie belandt, maar meteen in het CRM waar het verkoopteam mee werkt.
In een eerste versie liep die koppeling via een extra automatisatietool (n8n) als tussenstap tussen het gesprek en Odoo. Dat werkte, maar elke extra schakel is een extra abonnement en een extra plek waar iets kan breken.
Van gesprek naar opportunity in Odoo, zonder tussenstap
Lucy is een digitale collega die opneemt. De eigenlijke winst zit in wat er na het gesprek gebeurt.
- Lucy neemt de telefoon of de chat op, ook 's avonds en in het weekend
- Na het gesprek zoekt de automatisatie de beller op in Odoo via het telefoonnummer
- Er wordt een opportunity aangemaakt en aan de bestaande klantenfiche gehangen
- De opportunity krijgt een label per kanaal: telefoon of chat
- Ze wordt toegewezen aan de verkoopverantwoordelijke, met een opvolgtaak voor de volgende dag
- Elke ochtend krijgt het team een samenvatting van de gesprekken
De verkoper start de dag met een lijst, niet met een zoektocht
Belt iemand zondagavond met een vraag over een nieuw zwembad, dan neemt Lucy op en noteert ze wat nodig is. Maandagochtend staat die aanvraag al in Odoo, bij de juiste klant, met een taak bij de verantwoordelijke verkoper.
Is de beller al gekend, dan komt de opportunity bij de bestaande fiche. Zo ziet de verkoper meteen de voorgeschiedenis en ontstaan er geen dubbele klanten. Het kanaallabel toont of de aanvraag via telefoon of chat binnenkwam.
De ochtendsamenvatting geeft het team in één oogopslag zicht op wat er sinds gisteren binnenkwam. De opvolging zelf blijft mensenwerk: de verkoper belt terug, bespreekt het project en maakt de offerte.
Wat er veranderde
Voordien
- Buiten de kantooruren nam niemand op
- Aanvragen konden blijven liggen tot iemand ze oppikte
- Een extra tool als tussenstap tussen gesprek en CRM
- Opvolging hing af van wie de aanvraag doorgaf
Met integratie
- Telefoon en chat worden altijd opgenomen
- Elke aanvraag wordt een opportunity bij de juiste klantenfiche in Odoo
- Rechtstreekse koppeling, minder kosten en minder breekpunten
- Opvolgtaak voor de verkoper en elke ochtend een samenvatting
Sinds Lucy bij ons werkt, missen we geen enkele offerte-aanvraag meer. Ook 's avonds en in 't weekend wordt er opgenomen, en we krijgen elke ochtend een nette samenvatting van de gesprekken.
Wat andere bedrijven hieruit kunnen halen
Een gesprek is pas af als het in je CRM staat
Opnemen is stap één. Pas als het gesprek automatisch bij de juiste klant en verkoper landt, verdwijnt het handwerk.
Klantcontact automatiserenOpvolging vastleggen, niet onthouden
Een toegewezen taak voor de volgende dag werkt beter dan een notitie of een doorgestuurde mail.
Leadopvolging automatiserenMinder schakels is robuuster
Een rechtstreekse koppeling met Odoo is goedkoper en breekt minder snel dan een keten van tools.
AI koppelen aan OdooMeer weten over digitale collega's? Lees hoe digitale collega's werken binnen je processen, of bekijk onze aanpak voor bouw en installatie.
Mis jij ook aanvragen buiten de uren?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We bekijken hoe aanvragen vandaag binnenkomen en hoe ze rechtstreeks in je CRM kunnen landen.