Gervi: klantvragen, bestelbevestigingen en offertes die in de achtergrond lopen
Digitale collega Marie beantwoordt vragen via chat en WhatsApp en belt klanten om bestellingen te bevestigen. Serviceaanvragen gaan automatisch naar het juiste team, en offertes worden opgemaakt en verstuurd zonder dat iemand ze moet overtypen.
Wellness en outdoor
Retailer met toonzalen in onder meer Maasmechelen, Leuven/Wilsele, Gent en Gistel.
Veel kanalen, veel regio's
Klantvragen, bestellingen, service en offertes over meerdere toonzalen consistent afhandelen.
Marie, routering en offertetool
Een digitale collega, serviceroutering per regio, een offertetool op maat en WhatsApp-campagnes.
Chat, WhatsApp, eigen app
Chat, WhatsApp, telefonie, een registratiesheet, mail en de eigen app van Gervi.
Groeien over meerdere toonzalen zonder dat het werk mee groeit
Gervi verkoopt wellness en outdoor via toonzalen verspreid over Vlaanderen. Dat betekent veel klantcontact: vragen over producten, bestellingen die bevestigd moeten worden, serviceaanvragen die bij het team in de juiste regio moeten raken en offertes die opgemaakt en verstuurd moeten worden.
Veel van dat werk is terugkerend en kostte het team elke week uren. Tegelijk moest het consistent gebeuren, ongeacht welke toonzaal of welke medewerker de vraag kreeg.
Een deel van de automatisatie bestond al, maar was in de loop van de tijd uitgegroeid tot ongeveer 70 geneste takken. Zo'n flow werkt, tot er iets aangepast moet worden. Dan weet niemand nog precies welke tak wat doet.
Van 70 geneste takken naar 4 heldere stappen
De automatisatie achter Marie werd volledig herbouwd. Een serviceaanvraag loopt nu door vier stappen die iedereen kan volgen, met een testsluis om wijzigingen veilig uit te proberen.
- Marie ontvangt de vraag via chat of WhatsApp en maakt een korte samenvatting
- De aanvraag wordt geregistreerd in een sheet
- Een rekenstap bepaalt het juiste serviceteam per regio en de mailtekst
- De mail met samenvatting vertrekt naar dat team
- De aanvraag wordt doorgegeven aan de eigen app van Gervi
Marie belt bestellingen na
Marie belt klanten op om hun bestelling te bevestigen. Dat gebeurt telkens op dezelfde manier, zonder dat iemand van het team de telefoon moet nemen.
Offertetool op maat
Offertes, leads, templates en een overzicht van de conversie op één plek. Offertes worden automatisch opgemaakt en verstuurd.
WhatsApp-campagnes met Gitte
Agent Gitte nodigt bestaande klanten en eigenaars van privéwellness uit voor opendeurdagen en events.
Het team ziet wat telt, de rest gebeurt in de achtergrond
Stuurt een klant via WhatsApp een vraag over een defect, dan krijgt het serviceteam van die regio een mail met een korte samenvatting. De aanvraag staat ook meteen in de sheet en in de app van Gervi. Niemand moet ze nog doorsturen of overtypen.
Moet er iets aan de flow veranderen, bijvoorbeeld een nieuwe regio of een andere ontvanger, dan passen we één stap aan en testen we die eerst via de testsluis. Zo blijft de flow onderhoudbaar.
Bij de WhatsApp-campagnes komen de gesprekken gestructureerd terug: datum, naam, samenvatting en wie opvolgt. Een medewerker neemt het daarna persoonlijk over.
Wat er veranderde
Voordien
- Een automatisatie met ongeveer 70 geneste takken, moeilijk aan te passen
- Offertes met de hand opgemaakt en verstuurd
- Bestellingen bevestigen kostte het team tijd
- Terugkerende taken kostten elke week uren
Met integratie
- Vier heldere stappen met een testsluis
- Offertes automatisch opgemaakt en verstuurd, met zicht op conversie
- Marie belt klanten om bestellingen te bevestigen
- Serviceaanvragen per regio bij het juiste team, met samenvatting
Marie belt onze klanten op om bestellingen te bevestigen, en daarnaast worden onze offertes nu automatisch opgemaakt en verstuurd. Taken die vroeger uren per week kostten, gebeuren nu in de achtergrond en consistenter dan we het zelf konden.
Wat andere bedrijven hieruit kunnen halen
Offertes horen niet in Word
Met templates en je eigen prijzen kan een offerte automatisch vertrekken, en zie je welke offertes omzetten.
Offertes automatiserenRouteren is minstens zo belangrijk als antwoorden
Een vraag die meteen bij het juiste team landt, met samenvatting, bespaart heen-en-weer mailen.
Klantcontact automatiserenEenvoudig is onderhoudbaar
Een flow die je kan uitleggen in vier stappen, kan je ook aanpassen zonder alles opnieuw te testen.
Over digitale collega'sWerk je met een webshop of meerdere verkooppunten? Bekijk onze aanpak voor e-commerce, orderverwerking en de systemen die we koppelen.
Verliest jouw team ook uren aan terugkerend werk?
Plan een kennismaking van 30 minuten. We kijken welk proces je als eerste in de achtergrond kan laten lopen.